Politique de protection des renseignements personnels

Agence CAPI (« CAPI », « nous », « notre » ou « nos ») accorde une grande importance à la protection de la vie privée et à la sécurité des renseignements personnels. La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, comment nous les utilisons, à qui nous pouvons les communiquer, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

Cette politique s’applique aux renseignements personnels recueillis par CAPI auprès des visiteurs de notre site Web, des prospects, des clients et des contacts de nos clients. Elle s’applique notamment lorsque vous communiquez avec nous, remplissez un formulaire, réservez un rendez-vous ou utilisez nos services de marketing numérique, d’automatisation marketing ou d’agents IA.

Lorsque nous traitons des renseignements personnels pour le compte d’un client dans le cadre d’un mandat, ce client demeure responsable de ces renseignements. CAPI agit alors à titre de fournisseur de services ou de mandataire, selon les instructions reçues et les modalités de l’entente applicable.

Définitions

Renseignement personnel : Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Données de navigation : Renseignements générés lors de l’utilisation du site, comme les pages consultées, la durée de visite, l’appareil utilisé et des identifiants en ligne.

Témoins de connexion (cookies) : Fichiers ou technologies semblables déposés sur votre appareil afin d’assurer le fonctionnement du site, d’en mesurer l’audience ou de soutenir nos activités publicitaires.

Responsable de la protection des renseignements personnels

CAPI a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question, demande d’accès, demande de rectification ou plainte, veuillez communiquer avec :

• Nom : Raphaël Isiaka

• Titre : Fondateur et stratège en marketing numérique principal

• Adresse : 3105, Promenade du Quartier-Saint-Martin, Suite 936, Laval (Québec) H7T 0N7

• Courriel :raphael@agencecapi.com

Renseignements personnels que nous recueillons

Nous limitons notre collecte aux renseignements nécessaires à nos activités, à la réponse à vos demandes et à la prestation de nos services. Les renseignements et les situations où ils peuvent être recueillis sont :

• Formulaire de contact : prénom, nom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom de l’entreprise.

• Prise de rendez-vous : les renseignements ci-dessus, ainsi que le nom de domaine de votre site Web.

• Communications directes : les renseignements que vous nous transmettez par courriel, téléphone, rencontre ou message.

• Navigation sur le site : données de navigation, identifiants techniques, informations sur les pages consultées et interactions avec le site, selon vos choix de consentement.

• Mandats clients : renseignements que nous traitons au nom de nos clients afin de réaliser les services convenus, conformément à nos ententes avec eux.

Nous ne vous demandons pas de nous transmettre de renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires à votre demande ou à la prestation d’un service. Si vous nous transmettez volontairement de tels renseignements, nous les traiterons avec des mesures de protection adaptées à leur nature.

Comment nous recueillons vos renseignements

Nous recueillons vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous utilisez nos formulaires, prenez un rendez-vous, communiquez avec nous ou devenez client. Nous pouvons aussi recueillir certaines données de navigation au moyen de témoins de connexion et de technologies semblables, sous réserve de vos choix de consentement.

Dans le cadre de mandats de marketing numérique, d’automatisation marketing ou d’agents IA, nous pouvons traiter des renseignements qui nous sont fournis ou rendus accessibles par nos clients. Nous ne les utilisons alors que pour fournir les services demandés.

Fins auxquelles nous utilisons vos renseignements

CAPI utilise les renseignements personnels recueillis pour :

• répondre à vos demandes et communiquer avec vous ;

• planifier, confirmer et gérer vos rendez-vous ;

• comprendre vos besoins et préparer une proposition ou une stratégie de marketing numérique ;

• fournir, administrer et améliorer nos services ;

• analyser l’utilisation de notre site Web afin d’en améliorer la performance et l’expérience utilisateur ;

• mesurer la pertinence et le rendement de nos activités de marketing ;

• protéger notre site, nos systèmes, nos droits et la sécurité de nos utilisateurs ;

• respecter nos obligations légales, réglementaires, contractuelles et fiscales.

Consentement

En nous transmettant des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication aux fins décrites dans la présente politique.

Lorsque la loi l’exige, notamment pour les témoins non essentiels ou l’envoi de communications commerciales électroniques, nous demandons votre consentement de manière distincte. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif et peut limiter notre capacité à vous offrir certains services ou à répondre à certaines demandes.

Communications commerciales et désabonnement

Avec votre consentement, nous pouvons vous transmettre des nouvelles, contenus, invitations ou offres portant sur nos services. Chaque communication commerciale électronique comporte un mécanisme de désabonnement simple et gratuit. Vous pouvez vous désabonner en tout temps en suivant les instructions indiquées dans le message ou en communiquant avec nous.

Témoins de connexion et technologies semblables

Notre site Web utilise des témoins nécessaires à son fonctionnement, ainsi que des témoins de mesure, d’analyse et de marketing. Lors de votre première visite, une bannière vous permet d’accepter, de refuser ou de personnaliser votre choix concernant les témoins non essentiels.

Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment à partir de la bannière de consentement ou des paramètres de votre navigateur. Le refus de certains témoins pourrait toutefois limiter certaines fonctionnalités du site ou réduire notre capacité à personnaliser votre expérience.

Communication de renseignements à des fournisseurs de services

Nous ne vendons, ne louons et ne commercialisons pas vos renseignements personnels. Nous pouvons toutefois les communiquer à des fournisseurs de services qui nous assistent dans l’exploitation de notre entreprise et la prestation de nos services, notamment pour :

• l’hébergement et le fonctionnement du site Web ;

• la gestion des formulaires, rendez-vous et relations clients ;

• les communications professionnelles et le stockage sécurisé de documents ;

• le traitement des paiements ;

• les analyses de fréquentation et de performance ;

• la diffusion, la mesure et l’optimisation de nos campagnes marketing ;

• le soutien, la sécurité et la maintenance de nos systèmes.

Ces fournisseurs n’ont accès aux renseignements personnels que dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs services. Ils doivent les protéger, les traiter de façon confidentielle et ne pas les utiliser à d’autres fins que celles autorisées.

Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Dans ce cas, les renseignements peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités. CAPI prend des mesures raisonnables pour évaluer les protections offertes avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, lorsque cela est requis.

Renseignements traités pour le compte de nos clients

Dans le cadre de nos services de marketing numérique, d’automatisation marketing ou d’agents IA, nous pouvons traiter des renseignements personnels pour le compte de nos clients. Nos clients demeurent responsables de déterminer la finalité du traitement, d’obtenir les consentements requis et de respecter leurs obligations légales.

CAPI traite ces renseignements uniquement selon les instructions de ses clients, les services convenus et les mesures de confidentialité prévues dans les ententes applicables. Nous ne les utilisons pas à nos propres fins, sauf si la loi l’autorise ou l’exige.

Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, respecter nos obligations légales, régler un différend ou faire valoir nos droits. Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons selon les exigences applicables.

Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables et proportionnées à la sensibilité des renseignements détenus. Ces mesures peuvent inclure le contrôle des accès, l’authentification, la sauvegarde, le chiffrement des communications, la journalisation, des mesures de protection contre l’accès non autorisé et la sensibilisation des personnes autorisées à traiter les renseignements.

Aucune mesure de sécurité ne peut toutefois garantir une sécurité absolue. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures requises par la loi, incluant l’avis aux personnes concernées et à la Commission d’accès à l’information du Québec, lorsque requis.

Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;

• demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;

• retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements ;

• demander une copie de vos renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque la loi le prévoit ;

• demander la cessation de la diffusion, la désindexation ou la réindexation de certains renseignements dans les circonstances prévues par la loi ;

• déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Pour exercer un droit, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous traiterons votre demande conformément aux délais prévus par la loi.

Protection des renseignements des mineurs

Nos services ne s’adressent pas expressément aux mineurs et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements personnels. Si vous croyez qu’un mineur nous a transmis des renseignements personnels sans l’autorisation appropriée, veuillez communiquer avec nous afin que nous puissions évaluer la situation et prendre les mesures nécessaires.

Décisions automatisées et utilisation de l’intelligence artificielle

CAPI peut utiliser des outils d’intelligence artificielle ou d’automatisation afin d’améliorer certains processus opérationnels ou de marketing. Nous ne prenons pas de décision produisant un effet juridique à votre égard ou vous affectant de manière importante qui serait fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels.

Lorsque nous utilisons des outils automatisés pour traiter des renseignements personnels, nous appliquons des mesures de contrôle adaptées, dont la limitation des accès, des règles de supervision humaine et des mécanismes de vérification lorsque le contexte l’exige.

Liens vers des sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites Web de tiers. CAPI n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites. Nous vous invitons à consulter leur politique de confidentialité avant de leur transmettre des renseignements personnels.

Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nos services ou des exigences légales. Toute modification entrera en vigueur à la date de mise à jour indiquée au début de cette page. Nous vous invitons à la consulter périodiquement.

Pour nous joindre ou signaler un incident

Pour toute question relative à cette politique, à la protection de vos renseignements personnels ou à un incident de confidentialité potentiel, veuillez communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessus.

Vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec :

Commission d’accès à l’information du Québec

Adresse : 2045, rue Stanley, bureau 900, Montréal (Québec) H3A 2V4

Téléphone : 1 888 528-7741

Site Web : www.cai.gouv.qc.ca